Was Du im Salon ohne Einwilligung speichern darfst, wann Du eine brauchst und wie lange Rechnungsdaten aufbewahrt werden müssen. Mit Quellen.
Wer im Salon mit einer digitalen Kundenkartei statt Karteikarten und Notizzetteln arbeitet, stellt sich früher oder später dieselbe Frage: Was darf ich eigentlich speichern, wofür brauche ich eine Einwilligung, und wie lange muss ich Daten aufheben? Dieser Artikel sortiert die drei Fälle, die im Salonalltag wirklich zählen, mit den passenden Gesetzesgrundlagen.
Hinweis: Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Für Deinen konkreten Fall ist ein Anwalt für Datenschutzrecht die richtige Adresse.
Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, gebuchte Leistung und Terminhistorie darfst Du speichern, ohne eine gesonderte Einwilligung einzuholen. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Verarbeitung ist erlaubt, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, und ein gebuchter Termin ist genau das. Du brauchst also kein Häkchen-Formular, nur um einen Haarschnitt-Termin im System anzulegen.
Das gilt auch für Informationen, die die Beratung besser machen, etwa Allergien, bevorzugte Produkte oder eine Farbformel. Diese Daten dienen unmittelbar der Dienstleistung, für die sich die Kundin entschieden hat. Anders liegt der Fall, sobald Du diese Daten für Zwecke nutzt, die über die reine Terminorganisation hinausgehen, etwa für Werbung.
Sobald Du eine Kundin per WhatsApp, SMS oder E-Mail aktiv anschreibst, greift ein anderes Gesetz: § 7 des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Er schützt vor unzumutbarer Belästigung durch elektronische Werbung und verlangt dafür grundsätzlich eine ausdrückliche Einwilligung. Das betrifft nicht nur klassische Werbung wie ein Angebot zum Muttertag, sondern in der gängigen Praxis auch automatische Terminerinnerungen, weil sie eine aktive Kontaktaufnahme sind.
Der einfachste Weg: Du holst die Einwilligung direkt beim Buchen ein, per Checkbox bei der Online-Terminbuchung oder beim ersten Besuch am Empfang. Für den Newsletter gilt zusätzlich das Prinzip Double-Opt-in, die Empfängerin bestätigt ihre Anmeldung per Klick in einer Bestätigungsmail. Das schützt Dich, falls sich jemand später beschwert, eine Nachricht nie angefordert zu haben.
Wichtig für die Praxis: Eine erteilte Einwilligung gilt nicht für immer und für alles. Wer nur der Terminerinnerung zugestimmt hat, darf nicht automatisch auch den Marketing-Newsletter bekommen. Trenne die beiden Zwecke sauber, am besten mit zwei getrennten Checkboxen.
Bindest Du auf Deiner Website ein Buchungswidget oder ein Analyse-Tool ein, das Cookies setzt oder auf dem Endgerät der Besucherin speichert, greift zusätzlich § 25 TDDDG. Das Gesetz heißt seit Mai 2024 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz, kurz TDDDG, und hat die frühere Regelung aus dem TTDSG abgelöst. Inhaltlich bleibt es bei der bekannten Regel: Nicht technisch notwendige Cookies, etwa für Marketing oder Statistik, brauchen eine vorherige Einwilligung über ein Consent-Banner. Rein technisch notwendige Cookies, etwa um den Buchungsschritt im Warenkorb zu merken, sind davon ausgenommen.
Hier laufen zwei Fristen parallel, die oft durcheinandergebracht werden.
Rechnungen und Buchungsbelege musst Du zehn Jahre aufbewahren. Das schreibt § 147 der Abgabenordnung vor, unabhängig davon, ob die Kundin noch bei Dir Kundin ist. Diese Frist gilt für die steuerlich relevanten Kassendaten und lässt sich nicht durch einen Löschwunsch abkürzen.
Alle anderen Kundendaten, die keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, etwa reine Kontaktdaten oder Präferenzen, musst Du löschen, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Art. 17 DSGVO gibt der Kundin außerdem ein Recht auf Löschung, das sie aktiv geltend machen kann. Praktisch heißt das: Eine Kundin, die seit Jahren nicht mehr da war und ihre Löschung verlangt, hat Anspruch darauf, mit Ausnahme der zehn Jahre aufzubewahrenden Rechnungsdaten.
Nutzt Du eine Software wie Saloona für Kalender, Kundenverwaltung und Kasse, verarbeitet der Anbieter Daten in Deinem Auftrag. Dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, der regelt, wie der Anbieter mit den Daten umgehen darf. Achte außerdem auf den Hosting-Standort: Liegen die Server in Deutschland, ist die Zuordnung zur DSGVO und zum deutschen Recht am einfachsten nachvollziehbar, auch gegenüber einer prüfenden Kundin.
Genau diese Trennung ist in der Kundenverwaltung und den Erinnerungen von Saloona mitgedacht: Die Einwilligung für Erinnerungen holst Du direkt beim Buchen ein, Hosting läuft in Deutschland. Wie Rechnungsdaten GoBD-konform in der Kasse landen, steht im Leitfaden zur GoBD-Kasse für Friseure, Details zur Belegausgabe im Artikel Belegausgabepflicht im Salon einfach erklärt. Alle Details zur Datenverarbeitung bei Saloona findest Du in der Datenschutzerklärung.
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FAQ
Nein. Name, Kontaktdaten und Terminhistorie darfst Du ohne gesonderte Einwilligung speichern, solange sie der Vertragserfüllung dienen, also der Terminorganisation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
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