Salonsoftware wechseln: Datenumzug ohne Chaos

Die alte Software läuft noch, aber sie nervt: kein Online-Widget, jede Erinnerung von Hand, die Kasse braucht ein Update, das nie kommt, und die Kundenkartei lebt halb im Programm, halb auf Karteikarten. Wechseln wollen viele Salons, machen es aber nicht, weil die Angst vor dem Umzug größer ist als der Ärger mit dem Bestand. Was passiert mit den Kundendaten? Mit zehn Jahren Kassenhistorie? Mit den Terminen, die schon für nächsten Monat gebucht sind?

Kurz und ehrlich: Ein Softwarewechsel ist kein Nachmittagsprojekt, aber auch kein Risiko, wenn du die Reihenfolge einhältst. Dieser Ratgeber zeigt dir, was mitkommt, was ins Archiv gehört, wie du Datenschutz und Finanzamt sauber bedienst und wie dein Team den Wechsel mitträgt.

Hinweis: Das hier ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Für deinen Fall sind Steuerberater und, bei Datenschutzfragen, ein Anwalt oder Datenschutzbeauftragter die richtige Adresse.

Woran du merkst, dass es Zeit ist

Ein Wechsel lohnt sich nicht, weil ein Tool schöner aussieht. Er lohnt sich, wenn dich das alte System jeden Tag Zeit kostet. Typische Signale:

• Du pflegst dieselben Daten doppelt, etwa Termine im Programm und zusätzlich im Papierkalender, weil das Team dem System nicht traut.
• Kunden können nicht online buchen, oder nur über einen Umweg, der dir Gebühren kostet.
• Erinnerungen, Bewertungsanfragen und Wiederbuchungsimpulse laufen von Hand oder gar nicht.
• Die Kasse ist ein Fremdsystem, Umsatz und Kundendaten passen nicht zusammen, Auswertungen baust du in Excel.
• Jede Zusatzfunktion ist ein eigenes Modul mit eigenem Preis, und der Support antwortet erst nach Tagen.

Zwei von fünf Punkten reichen. Wichtiger als der Zeitpunkt ist, dass du den Wechsel planst, statt ihn nebenbei zu machen.

Was mitkommt und was im Archiv bleibt

Nicht alles muss in die neue Software. Trenne von Anfang an zwei Gruppen.

In die neue Software gehören die lebenden Daten: Kundenstamm mit Kontaktdaten, Notizen und Farbformeln, künftige Termine, offene Gutscheine mit Restwert, Leistungen mit Preisen und Zeiten, Produkte mit Beständen und dein Team mit Arbeitszeiten. Das ist alles, was du ab dem ersten Tag brauchst, um zu arbeiten.

Ins Archiv gehören die abgeschlossenen Daten: Kassenjournale, Tagesabschlüsse, Belege, Rechnungen und die Exporte der alten Kasse. Diese Daten musst du nicht in die neue Kasse importieren, sie müssen aber lesbar und auswertbar bleiben. Warum, steht im nächsten Abschnitt zur Aufbewahrung.

Wer beides vermischt, schleppt Altlasten in ein frisches System oder, schlimmer, verliert Prüfungsdaten, weil das alte Konto nach der Kündigung gelöscht wird.

Schritt 1: Daten aus der alten Software exportieren

Fast jede Salonsoftware kann Kundendaten als CSV oder Excel exportieren. Prüfe zuerst, welche Felder dabei mitkommen. Für einen Friseursalon sind das mindestens Name, Telefon, E-Mail, Geburtstag, Notizen und die letzten Termine. Farbformeln sind der kritische Punkt: Stecken sie in einem Freitextfeld, kommen sie oft mit. Stecken sie in einem proprietären Modul, frag den Anbieter aktiv nach einem Export.

Falls dein Anbieter mauert: Du bist die verantwortliche Stelle für die Kundendaten, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO muss er nach Abschluss der Verarbeitungsleistungen alle personenbezogenen Daten nach deiner Wahl löschen oder zurückgeben. Die Rückgabe deiner Daten ist also kein Gefallen, sondern seine Pflicht. Schau in deinen Auftragsverarbeitungsvertrag, dort steht meist auch das Format.

Nutze den Export für eine Bereinigung. Dubletten zusammenführen, Karteileichen ohne Termin seit Jahren prüfen, Schreibweisen vereinheitlichen. Eine saubere Liste importiert sich schneller und die neue Kundenverwaltung startet ohne Ballast. Wie eine gute Kundenkartei aussieht, steht im Ratgeber zu Farbformeln digital dokumentieren.

Schritt 2: Alte Kassendaten aufbewahren, nicht nur speichern

Hier passieren die teuersten Fehler. Nach § 147 Abs. 3 AO musst du Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre und Buchungsbelege acht Jahre aufbewahren. Deine Kassendaten fallen darunter, und zwar in der Form, in der sie entstanden sind. Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist erlaubt, wenn die Daten während der gesamten Frist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können, so steht es in § 147 Abs. 2 AO.

Das ist der Punkt, den viele unterschätzen: Ein PDF der Tagesabschlüsse reicht nicht. Bei einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen oder die Daten in einem maschinell auswertbaren Format übertragen lassen. Die GoBD des Bundesfinanzministeriums konkretisieren diese Anforderungen für elektronische Systeme.

Für den Umzug heißt das konkret:

1. Lass dir vor der Kündigung alle Kassendaten im maschinenlesbaren Standardformat exportieren, bei TSE-Kassen über die einheitliche digitale Schnittstelle nach § 4 KassenSichV (DSFinV-K) plus die TSE-Exportdateien. Frag deinen Steuerberater, welche Dateien er für die Prüfung erwartet.
2. Sichere die Exporte an zwei Orten, zum Beispiel beim Steuerberater und auf einem eigenen Datenträger, und notiere, aus welchem System sie stammen.
3. Kläre mit dem alten Anbieter, wie lange dein Konto nach der Kündigung noch lesend erreichbar ist. Manche Anbieter bieten einen reinen Archivzugang an.

Und noch eine Pflicht, die 2025 dazugekommen ist: Elektronische Kassen mit TSE sind dem Finanzamt zu melden. Nach § 146a Abs. 4 AO gehört dazu auch das Datum der Außerbetriebnahme, die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu erstatten. Die Finanzverwaltung Hessen erklärt das Verfahren über Mein ELSTER und stellt klar: Eine Abmeldung ist nur nötig, wenn das System zuvor angemeldet war. Beim Wechsel meldest du also die alte Kasse ab und die neue im selben Zug an. Mehr Hintergrund liefert der Ratgeber zur TSE-Kassenpflicht für Friseure.

Schritt 3: Datenschutz beim Umzug

Die gute Nachricht zuerst: Für den Umzug deiner Kundendaten brauchst du keine neue Einwilligung deiner Kunden. Stammdaten, Termine und Behandlungsnotizen verarbeitest du zur Erfüllung des Vertrags mit der Kundin, das ist die Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Der Wechsel des Werkzeugs ändert daran nichts, solange der Zweck gleich bleibt.

Drei Dinge musst du trotzdem erledigen:

• Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem neuen Anbieter schließen, bevor die ersten Daten fließen. Das verlangt Art. 28 DSGVO. Achte darauf, wo die Daten liegen. Hosting in Deutschland spart dir die Diskussion um Drittlandübermittlung.
• Löschung beim alten Anbieter schriftlich veranlassen und bestätigen lassen, sobald der Umzug abgeschlossen und das Archiv gesichert ist. Auch das steht in Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Ausgenommen sind die Daten, die du aus steuerlichen Gründen aufbewahren musst, das erlaubt Art. 17 DSGVO ausdrücklich.
• Einwilligungen mitnehmen, nicht neu einholen. Für Newsletter oder WhatsApp-Erinnerungen hast du hoffentlich dokumentierte Einwilligungen. Exportiere den Nachweis mit (Datum, Kanal, Text) und importiere ihn als Merkmal, damit du auch im neuen System belegen kannst, wer was erlaubt hat. Fehlt der Nachweis, hol die Einwilligung beim nächsten Besuch nach. Details dazu im Ratgeber Datenschutz im Salon.

Aktualisiere danach deine Datenschutzerklärung und das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, dort steht der neue Anbieter drin.

Schritt 4: Stichtag, Parallelbetrieb, Online-Buchung umhängen

Ein Umzug ohne Stichtag zieht sich. Leg einen Tag fest, ab dem nur noch im neuen System gearbeitet wird, idealerweise am Anfang einer ruhigen Woche, nicht vor Weihnachten oder in der Abiball-Saison. Die Wochen davor laufen so:

1. Zwei Wochen vorher: Leistungen, Preise, Team und Öffnungszeiten im neuen System anlegen. Kundenstamm importieren und stichprobenartig prüfen.
2. Eine Woche vorher: Alle bereits gebuchten künftigen Termine übernehmen. Das ist Handarbeit oder Import, je nach Altsystem, aber überschaubar, weil es nur die nächsten Wochen betrifft. Ab jetzt neue Termine nur noch im neuen Kalender eintragen.
3. Am Stichtag: Kasse umstellen, Tagesabschluss im alten System ziehen, Exporte sichern, alte Kasse abmelden, neue anmelden.
4. Am Tag danach: Online-Buchung umhängen. Buchungs-Widget auf der Website tauschen, Google-Reserve-Verknüpfung auf das neue System legen, den Link in der Instagram-Bio aktualisieren. Sonst buchen Kunden weiter ins alte System, und genau da entstehen Doppelbuchungen.

Einen kurzen Parallelbetrieb kannst du dir erlauben, aber nur lesend: Das alte System bleibt zum Nachschlagen offen, gebucht und kassiert wird nur noch neu. Informiere deine Kunden mit einem Satz beim Termin oder in der nächsten Erinnerung, dass sie ab sofort über den neuen Link buchen. Wie du die Online-Buchung sauber einrichtest, steht im Ratgeber Online-Terminbuchung für Friseure einrichten.

Schritt 5: Das Team mitnehmen

Software scheitert selten an der Technik, meistens am Samstag um 11 Uhr, wenn drei Kundinnen warten und niemand weiß, wie man einen Termin verschiebt. Deshalb:

• Bestimme eine Person im Team, die das neue System zuerst lernt und für die anderen ansprechbar ist.
• Plane eine Schulung vor dem Stichtag, am besten mit echten Fällen aus deinem Salon: Coloration mit Einwirkzeit anlegen, Termin verschieben, Gutschein einlösen, Kassenbon stornieren.
• Halte in der ersten Woche zehn Minuten Puffer pro Tag frei, in denen Fragen gesammelt und geklärt werden.
• Räume dem Team ausdrücklich ein, dass die erste Woche langsamer läuft. Wer das nicht ausspricht, bekommt heimliche Rückfälle in den Papierkalender.

Ein guter Anbieter nimmt dir hier den Großteil ab. Bei Saloona ist der Umzug kostenlos: Wir übernehmen Einrichtung und Datenimport aus CSV, Excel oder Programmen wie Shore, cituro und e-cut und schulen dein Team per Video-Call.

So setzt du es um

Die Checkliste in der richtigen Reihenfolge:

1. Signale prüfen: Kostet dich das alte System täglich Zeit? Dann Wechsel planen, nicht aufschieben.
2. Lebende Daten (Kunden, Termine, Gutscheine, Leistungen, Produkte) von Archivdaten (Kasse, Belege) trennen.
3. Kundendaten als CSV oder Excel exportieren, Farbformeln und Einwilligungsnachweise gezielt mitnehmen, Dubletten bereinigen.
4. Kassendaten maschinenlesbar exportieren (DSFinV-K und TSE-Daten), doppelt sichern, mit dem Steuerberater abstimmen. Aufbewahrung: zehn Jahre Aufzeichnungen, acht Jahre Belege.
5. Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem neuen Anbieter schließen, Hosting-Standort prüfen.
6. Stichtag in einer ruhigen Woche setzen, künftige Termine übernehmen, Team schulen.
7. Am Stichtag Kasse umstellen, alte Kasse innerhalb eines Monats über ELSTER abmelden, neue anmelden.
8. Widget, Google Reserve und Link-in-Bio auf das neue System umhängen, Kunden informieren.
9. Löschung beim alten Anbieter veranlassen, sobald Archiv und Import geprüft sind. Datenschutzerklärung aktualisieren.

Wie die Kasse im neuen System GoBD-konform läuft, liest du im Leitfaden zur GoBD-Kasse für Friseure. Den Gesamtüberblick, was ein gut organisierter Salon braucht, gibt der Ratgeber Friseursalon organisieren. Und wenn du sehen willst, wie Kundenverwaltung, Kasse und Online-Terminbuchung in einem Login zusammenspielen: Saloona kannst du 30 Tage kostenlos testen, der Umzug aus deinem alten System ist inklusive.